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Expert-comptable pour Généalogistes Successoraux

Expert-comptable pour généalogistes successoraux, Numeris gère votre comptabilité BNC, la TVA et la trésorerie. Sécurisez la gestion de votre étude avec nos experts.

⚖️Généalogistes successorauxDroit & Chiffre
📅Mis à jour le 11 juin 20263 min de lectureRelu par l'équipe éditoriale

Expert-comptable pour Généalogistes Successoraux

Sécurisez la gestion de vos honoraires, maîtrisez vos obligations fiscales et pilotez votre activité avec précision grâce à un accompagnement sur mesure.

Notre méthodologie d'accompagnement pour les généalogistes successoraux

L'accompagnement d'un généalogiste successoral ne peut se résumer à une simple saisie comptable. Chez Numeris, nous avons développé une approche structurée en trois temps, conçue pour répondre aux défis uniques de votre profession. La recherche d'héritiers implique des cycles de facturation longs, des avances de frais conséquentes et une incertitude inhérente au dénouement des dossiers. C'est pourquoi un professionnel adapté d'expertise comptable s'attache à vous fournir des outils de pilotage précis et réactifs.

1. Audit initial et structuration de votre cabinet

La première étape consiste en un diagnostic complet de votre situation financière et administrative. Nous analysons votre structure juridique (entreprise individuelle, société d'exercice libéral, ou autre forme de société), votre régime fiscal et social, ainsi que vos méthodes de suivi des dossiers en cours. Cet audit approfondi nous permet d'identifier les points de friction et les zones de risque potentiel. Nous validons avec vous la pertinence de votre statut actuel et mettons en place les outils de suivi adaptés : plan comptable spécifique à la généalogie, logiciel de facturation conforme aux dernières normes, et processus rigoureux de suivi des frais engagés par dossier. C'est à ce stade que nous définissons ensemble les indicateurs de performance clés (KPI) pour votre activité, tels que le coût moyen par dossier, le délai moyen de recouvrement, ou la rentabilité par type de mandat de recherche.

2. Pilotage comptable, fiscal et social au quotidien

Une fois les bases solidement établies, notre équipe prend en charge l'ensemble de vos obligations déclaratives avec une rigueur absolue. Cela inclut la tenue de votre comptabilité BNC (Bénéfices Non Commerciaux), l'établissement de vos déclarations de TVA, et la préparation minutieuse de votre liasse fiscale (déclaration 2035). Au-delà de la simple conformité légale, nous vous fournissons des tableaux de bord mensuels ou trimestriels personnalisés. Ces rapports détaillés vous offrent une visibilité claire sur votre chiffre d'affaires réalisé, vos charges d'exploitation et, surtout, l'état de votre trésorerie disponible. La particularité du généalogiste successoral réside dans la temporalité de ses revenus, souvent perçus longtemps après l'engagement des frais. Une bonne gestion de trésorerie est donc fondamentale pour assurer la pérennité de l'étude. Nous assurons également la gestion complète de vos obligations sociales si vous employez des salariés (gestion de la paie, déclarations sociales) ou si vous êtes dirigeant de société (calcul et optimisation de vos cotisations sociales personnelles).

3. Conseil stratégique et optimisation de la performance

Notre mission va bien au-delà de la simple production de chiffres et de bilans. Nous agissons comme un véritable copilote pour le développement de votre étude généalogique. Nous organisons des points réguliers pour analyser vos performances financières, anticiper les échéances fiscales et sociales à venir, et discuter des orientations stratégiques de votre cabinet. Faut-il investir dans de nouveaux outils de recherche numérisés ? Est-ce le moment opportun pour recruter un collaborateur supplémentaire ou un chercheur spécialisé ? Quelle est la meilleure manière d'optimiser votre rémunération de dirigeant tout en maîtrisant la pression fiscale ? Nous vous aidons à répondre à ces questions cruciales en nous basant sur des données financières fiables et actualisées. Par exemple, en mettant en place un prévisionnel de trésorerie glissant et des provisions pour charges adaptées, nous permettons à nos clients de mieux anticiper les périodes de creux d'activité et de sécuriser durablement leur besoin en fonds de roulement.

L'intégration d'outils numériques performants est aujourd'hui indispensable pour moderniser la gestion de votre étude. Un professionnel peut vous accompagner dans le déploiement de solutions logicielles interconnectées, permettant de synchroniser automatiquement vos flux bancaires avec votre comptabilité. Cette automatisation réduit drastiquement le temps consacré à la saisie manuelle et minimise le risque d'erreur. De plus, la mise en place d'une comptabilité analytique par dossier vous offre la possibilité de mesurer avec une précision chirurgicale la rentabilité de chaque mandat de recherche. Vous pouvez ainsi identifier les typologies de successions les plus lucratives et ajuster votre stratégie de développement commercial en conséquence. Notre objectif est de transformer vos données comptables brutes en véritables leviers de croissance pour votre cabinet.

Vos obligations comptables : maîtriser le régime des BNC

En tant que profession libérale réglementée, votre activité de généalogiste successoral relève par défaut de la catégorie des Bénéfices Non Commerciaux (BNC). Ce régime fiscal spécifique a des implications directes et profondes sur la manière dont vous devez tenir votre comptabilité au quotidien et déclarer vos revenus professionnels à l'administration fiscale. La maîtrise de ces règles est indispensable pour éviter tout redressement et optimiser votre charge fiscale.

La déclaration contrôlée n°2035 et la comptabilité de trésorerie

Sauf si vous avez opté pour le régime micro-BNC (applicable uniquement si votre chiffre d'affaires annuel reste inférieur à un certain seuil réglementaire), vous êtes obligatoirement soumis au régime de la déclaration contrôlée. Cela signifie concrètement que votre bénéfice imposable est calculé de manière précise en déduisant vos charges réelles et justifiées de vos recettes effectivement encaissées au cours de l'année civile. La comptabilité que vous devez tenir est une comptabilité dite de trésorerie (basée sur les encaissements et les décaissements). Vous avez l'obligation de consigner chronologiquement, jour par jour, toutes les opérations financières sur un livre-journal des recettes et des dépenses. Chaque écriture doit impérativement être appuyée par des pièces justificatives probantes (factures, relevés bancaires, notes de frais). Chaque année, vous devez souscrire la déclaration fiscale n°2035 ainsi que ses annexes obligatoires, qui détaillent le calcul exact de votre résultat fiscal. Ce résultat net est ensuite reporté sur votre déclaration de revenus personnelle (formulaire n°2042-C-PRO) pour le calcul de votre impôt sur le revenu.

L'identification et la déduction des charges spécifiques à l'activité

L'un des enjeux majeurs et récurrents de la comptabilité BNC réside dans l'identification exhaustive et la justification rigoureuse de toutes les charges professionnelles déductibles. Pour un généalogiste successoral, ces dépenses sont particulièrement nombreuses, variées et parfois complexes à qualifier. Elles comprennent notamment les frais de déplacement (billets de train, d'avion, frais kilométriques, hébergement et restauration lors de vos recherches en France ou à l'étranger), les frais de correspondance et d'affranchissement, les abonnements onéreux à des bases de données spécialisées et aux archives départementales ou nationales. S'y ajoutent les frais de sous-traitance (rémunération d'historiens locaux, de correspondants étrangers ou d'experts en paléographie), les frais de représentation engagés pour entretenir votre réseau de prescripteurs (notaires, avocats, mandataires judiciaires), ainsi que l'amortissement de votre matériel informatique, de vos logiciels métiers et de l'aménagement de vos locaux professionnels. Une tenue extrêmement rigoureuse de vos notes de frais et une ventilation analytique précise de vos dépenses sont absolument essentielles pour optimiser votre résultat fiscal sans prendre le moindre risque en cas de contrôle de l'administration. L'assistance d'un cabinet d'expertise comptable spécialisé garantit que toutes les dépenses légitimement engagées dans l'intérêt de votre activité sont correctement prises en compte et déduites selon les règles de l'art.

La gestion des débours et des frais refacturés

Une attention toute particulière doit être portée à la distinction fondamentale entre les frais professionnels propres à votre étude et les débours engagés au nom et pour le compte de vos clients (les héritiers). Les débours, s'ils sont correctement justifiés par des factures libellées au nom du client final et s'ils font l'objet d'une reddition de comptes exacte, n'ont pas à être inclus dans vos recettes imposables et ne sont pas soumis à la TVA. En revanche, les frais que vous engagez en votre nom propre pour la réalisation de votre mission (comme vos propres frais de déplacement) et que vous refacturez ensuite forfaitairement ou au réel à vos clients, constituent un complément d'honoraires. À ce titre, ils doivent être intégrés dans votre chiffre d'affaires imposable et soumis à la TVA dans les mêmes conditions que votre rémunération principale. La frontière entre ces deux notions est parfois ténue et nécessite une analyse comptable fine pour éviter toute requalification fiscale préjudiciable.

Il est également crucial d'aborder la question de l'adhésion à un Organisme Mixte de Gestion Agréé (OMGA) ou à une Association de Gestion Agréée (AGA). Historiquement, cette adhésion permettait d'éviter une majoration de 25 % de votre bénéfice imposable. Bien que cette majoration ait été progressivement supprimée par la loi de finances (disparition totale depuis l'imposition des revenus de 2023), l'adhésion à un OMGA conserve des avantages indéniables. Ces organismes réalisent un examen de concordance, de cohérence et de vraisemblance (ECCV) de vos déclarations fiscales, offrant ainsi une sécurité supplémentaire face à l'administration. De plus, ils fournissent des statistiques professionnelles détaillées, vous permettant de comparer les ratios financiers de votre étude (poids des frais de déplacement, rentabilité moyenne) avec ceux de vos confrères généalogistes à l'échelle nationale. Un professionnel adapté se charge de préparer et de télétransmettre l'ensemble des documents requis par votre OMGA, vous déchargeant ainsi de cette contrainte administrative.

Maîtriser la TVA sur vos honoraires et prestations de recherche

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) constitue un impôt indirect particulièrement complexe qui concerne directement et quotidiennement les généalogistes successoraux. Une gestion approximative ou erronée de la TVA peut rapidement entraîner des redressements fiscaux très coûteux, assortis de pénalités de retard et de majorations. Il est donc impératif de maîtriser les règles d'assujettissement, d'exigibilité et de déduction propres à votre profession.

Le principe d'assujettissement et l'exigibilité de la TVA

L'ensemble de vos prestations de services, qu'il s'agisse d'honoraires de recherche facturés au forfait, au temps passé, ou d'honoraires de résultat calculés proportionnellement à l'actif successoral net revenant à l'héritier retrouvé, sont de plein droit soumises à la TVA au taux normal en vigueur (actuellement 20 %). Pour les prestataires de services relevant des BNC, la règle générale veut que le fait générateur et l'exigibilité de la taxe interviennent simultanément lors de l'encaissement effectif des honoraires (acomptes, provisions ou solde). Vous devez donc collecter la TVA pour le compte du Trésor public uniquement lorsque vous percevez le paiement de vos clients, et la reverser ensuite à l'administration fiscale. En parallèle, vous êtes en droit de déduire la TVA que vous avez vous-même supportée sur vos achats de biens et de services professionnels (TVA déductible), dès lors que ces dépenses sont nécessaires à votre exploitation et que vous disposez de factures conformes. La complexité réside très souvent dans la détermination exacte de l'assiette de la taxe, tout particulièrement lorsque des frais annexes sont refacturés aux héritiers ou lorsque des honoraires sont partagés avec des confrères intervenant en co-traitance sur un même dossier complexe.

Les différents régimes d'imposition à la TVA

En fonction du montant annuel de votre chiffre d'affaires hors taxes, plusieurs régimes d'imposition à la TVA peuvent s'appliquer à votre étude généalogique, chacun présentant des avantages et des contraintes spécifiques :

  • La franchise en base de TVA : Si vos recettes annuelles ne dépassent pas le seuil réglementaire (actuellement fixé à 39 100 € pour les prestations de services, avec un seuil de tolérance à 41 900 €), vous pouvez bénéficier d'une dispense totale de déclaration et de paiement de la TVA. Vous facturez alors vos honoraires en hors taxes (avec la mention obligatoire "TVA non applicable, art. 293 B du CGI"). En contrepartie logique, vous ne pouvez récupérer aucune TVA sur vos propres dépenses professionnelles. Cette option s'avère très rarement avantageuse pour les généalogistes installés, dont les charges d'exploitation (déplacements fréquents, sous-traitance spécialisée, matériel informatique) comportent généralement une part importante de TVA récupérable.
  • Le régime réel simplifié d'imposition (RSI) : Ce régime permet d'alléger considérablement la charge administrative en ne payant que deux acomptes semestriels de TVA (en juillet et en décembre) calculés sur la base de la taxe due l'année précédente. Une seule déclaration récapitulative annuelle (formulaire CA12) est déposée au printemps pour régulariser le solde de l'année écoulée. C'est une option intéressante pour simplifier la gestion courante, à condition que le montant annuel de la TVA exigible ne dépasse pas le plafond légal de 15 000 €.
  • Le régime réel normal (RN) : Ce régime implique le dépôt contraignant de déclarations mensuelles (ou trimestrielles si la TVA due annuellement est inférieure à 4 000 €) via le formulaire CA3. Bien que plus lourd administrativement, ce régime offre l'avantage indéniable d'un suivi beaucoup plus fin et régulier de la trésorerie liée à la TVA. Il permet notamment d'obtenir plus rapidement le remboursement d'éventuels crédits de TVA (fréquents lors de la phase de création ou lors d'investissements importants). Ce régime devient par ailleurs obligatoire dès lors que votre chiffre d'affaires dépasse le seuil de 254 000 € HT.

La territorialité de la TVA pour les recherches internationales

La profession de généalogiste successoral amène très fréquemment à effectuer des recherches hors des frontières françaises ou à facturer des héritiers résidant à l'étranger. Les règles de territorialité de la TVA applicables aux prestations de services immatérielles sont alors particulièrement complexes. Si votre client (l'héritier) est un particulier résidant dans un autre État membre de l'Union Européenne ou dans un pays tiers (hors UE), la prestation est en principe imposable en France, lieu d'établissement du prestataire. Toutefois, des exceptions et des règles spécifiques de facturation peuvent s'appliquer selon la nature exacte de la prestation et le statut du preneur. Une analyse au cas par cas par votre expert-comptable est indispensable pour sécuriser vos facturations internationales et éviter tout risque de double imposition ou de redressement.

Dans certaines situations spécifiques, le généalogiste successoral peut être confronté à la problématique du prorata de déduction de la TVA. Cela se produit notamment si vous réalisez conjointement des opérations soumises à la TVA (vos honoraires de recherche classiques) et des opérations qui en sont exonérées. Bien que ce cas de figure soit moins fréquent dans votre profession que dans d'autres secteurs libéraux, il nécessite une vigilance absolue. Par ailleurs, la gestion de la TVA sur les débours exige une rigueur documentaire sans faille. Pour qu'une dépense soit qualifiée de débours et échappe ainsi à la taxation, la facture initiale doit impérativement être libellée au nom exact de l'héritier ou de la succession, et non au nom de votre étude. Vous agissez alors comme un simple intermédiaire financier. Si cette condition de forme n'est pas scrupuleusement respectée, l'administration fiscale requalifiera le remboursement en complément d'honoraires, exigeant le paiement de la TVA correspondante, assorti de pénalités. Notre mission d'expertise comptable inclut une revue minutieuse de vos procédures de facturation pour écarter définitivement ce risque de requalification.

Cadre légal, obligations sociales et pilotage de la trésorerie

L'exercice de la généalogie successorale ne s'improvise pas. Au-delà des compétences techniques en recherche historique et archivistique, la profession est strictement encadrée par la loi afin de protéger les droits fondamentaux des héritiers et de garantir la transparence absolue des opérations de liquidation successorale. Le respect scrupuleux de ce cadre réglementaire est non seulement une obligation légale impérative, mais constitue également le socle de la crédibilité et de la réputation de votre étude auprès des notaires prescripteurs.

Le mandat de recherche et le contrat de révélation

La loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 portant réforme des successions et des libéralités a officiellement reconnu, défini et encadré l'intervention du généalogiste dans le processus de règlement des successions. L'article 36 de cette loi stipule très clairement que nul ne peut se livrer à la recherche d'héritiers sans être préalablement porteur d'un mandat écrit. Ce mandat initial peut être délivré par un notaire chargé de la succession, par une administration publique, ou par toute personne justifiant d'un intérêt direct et légitime à l'identification des héritiers. Ce cadre légal strict impose une très grande rigueur dans la contractualisation de vos missions. Lorsque vos investigations aboutissent et que vous identifiez des héritiers potentiels, vous leur proposez la signature d'un "contrat de révélation de succession". Ce document juridique est d'une importance cruciale : il précise en détail la nature exacte de vos services, l'étendue de vos garanties, et surtout les conditions précises de votre rémunération (généralement fixée sous forme d'un pourcentage dégressif de l'actif net successoral revenant à l'héritier). D'un point de vue strictement comptable et fiscal, ces contrats de révélation dument signés constituent la base légale de la reconnaissance de votre chiffre d'affaires futur. Une gestion documentaire irréprochable et un suivi rigoureux de l'état d'avancement de chaque contrat sont donc absolument indispensables pour garantir la fiabilité de votre comptabilité et pour vous prémunir efficacement contre d'éventuels litiges judiciaires avec les héritiers.

L'anticipation et la gestion des cotisations sociales

En tant que travailleur indépendant exerçant une profession libérale, vous êtes obligatoirement affilié à la Sécurité sociale des indépendants (SSI) pour votre couverture maladie-maternité et pour le versement de vos allocations familiales. Pour votre assurance vieillesse (retraite de base et complémentaire) ainsi que pour l'assurance invalidité-décès, vous dépendez de la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse des Professions Libérales (CNAVPL), et plus spécifiquement de la CIPAV (Caisse interprofessionnelle de prévoyance et d'assurance vieillesse). Le mode de calcul et de recouvrement de ces cotisations sociales personnelles est souvent source d'incompréhension et de difficultés de trésorerie pour les professionnels libéraux. En effet, vos cotisations provisionnelles de l'année en cours (année N) sont initialement calculées sur la base de vos revenus professionnels définitifs de l'année N-1. Une régularisation intervient ensuite l'année suivante (N+1) lorsque votre bénéfice réel de l'année N est définitivement connu. Ce décalage temporel important entre la perception de vos revenus et le paiement des cotisations sociales correspondantes exige une anticipation financière rigoureuse. Un professionnel adapté d'expertise comptable vous accompagne dans l'estimation prévisionnelle de vos charges sociales futures et vous conseille sur la mise en place d'une épargne de précaution adéquate pour faire face sereinement aux régularisations de fin d'année.

Le défi majeur du pilotage de la trésorerie

Le modèle économique du généalogiste successoral présente une caractéristique financière singulière et particulièrement contraignante : le décalage temporel structurel et souvent très important entre l'engagement immédiat des dépenses (frais de déplacement, rémunération des sous-traitants, frais de fonctionnement de l'étude) et la perception finale des honoraires de résultat. Le règlement d'une succession complexe, impliquant des recherches internationales ou des contentieux entre héritiers, peut s'étaler sur plusieurs années. Durant toute cette période d'investigation et d'attente, le généalogiste doit financer son besoin en fonds de roulement (BFR) sur ses propres deniers. La mise en place d'outils de pilotage de trésorerie performants n'est donc pas un luxe, mais une nécessité absolue de survie. L'élaboration d'un plan de trésorerie prévisionnel glissant sur 12 mois, la facturation systématique de provisions pour frais lors de l'ouverture des dossiers (lorsque le mandat le permet), et la négociation de lignes de découvert autorisées ou de crédits de trésorerie à court terme avec vos partenaires bancaires sont autant de leviers stratégiques que nous vous aidons à actionner pour sécuriser la pérennité financière de votre cabinet.

La sécurisation de votre activité passe également par la souscription d'assurances professionnelles adaptées et obligatoires. En tant que généalogiste successoral, vous manipulez des fonds appartenant à des tiers (les héritiers) lors du règlement des successions. À ce titre, vous avez l'obligation légale de justifier d'une garantie financière affectée au remboursement de ces fonds, ainsi que d'une assurance couvrant votre responsabilité civile professionnelle (RC Pro). Le coût de ces primes d'assurance, souvent substantiel, constitue une charge d'exploitation intégralement déductible de votre résultat BNC. Sur le plan comptable, la gestion des fonds de tiers impose l'ouverture d'un compte bancaire spécifiquement dédié à la réception et au transit de ces sommes, strictement séparé du compte de fonctionnement de votre étude. Cette étanchéité financière absolue est contrôlée avec la plus grande sévérité par les instances professionnelles et les autorités judiciaires. Un professionnel adapté veille à la correcte retranscription comptable de ces mouvements de fonds, garantissant une transparence totale et une traçabilité irréprochable de chaque euro appartenant à vos clients.

Comparatif des statuts juridiques : Entreprise Individuelle vs SELARL

Le choix de votre structure d'exercice a des répercussions majeures sur votre fiscalité et vos cotisations sociales. Voici une synthèse des principales différences entre l'Entreprise Individuelle (EI) et la Société d'Exercice Libéral à Responsabilité Limitée (SELARL) pour un généalogiste successoral.

Pour sécuriser votre activité d'investigation et éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle de l'administration fiscale, voici une liste des points critiques à surveiller attentivement tout au long de l'année.

Points de vigilance fiscale et comptable pour le généalogiste

  • Vérification systématique de la validité et de la nature du mandat de recherche avant d'engager les premiers frais d'investigation.
  • Calcul précis de l'assiette de la TVA sur les honoraires de résultat, en distinguant rigoureusement les débours des frais refacturés.
  • Mise en place de provisions pour charges sur les dossiers longs afin de lisser le résultat comptable et fiscal sur plusieurs exercices.
  • Suivi exhaustif et justification rigoureuse des frais de déplacement (kilomètres, hébergement) pour garantir leur déductibilité intégrale.
  • Séparation stricte des fonds appartenant aux héritiers et des fonds propres de l'étude via l'utilisation de comptes bancaires dédiés.
  • Respect scrupuleux des échéances et du formalisme de la déclaration BNC n°2035 et de l'ensemble de ses annexes obligatoires.
  • Anticipation des cotisations sociales personnelles (URSSAF, CIPAV) calculées sur le bénéfice des années antérieures pour éviter les impasses de trésorerie.
  • Archivage probant et sécurisé des contrats de révélation et des pièces justificatives des dépenses pour la durée légale de conservation.

Chaque étude généalogique possède ses propres spécificités en termes de volume de dossiers, de complexité des recherches et de structure juridique. Contactez notre cabinet d'expertise comptable pour discuter de vos besoins précis et obtenir un devis détaillé, sans aucun engagement. Nous vous proposerons un accompagnement sur mesure, parfaitement adapté à votre volume d'activité et à vos ambitions de développement.

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Questions fréquentes sur la comptabilité des généalogistes successoraux

Quel est le régime fiscal applicable à un généalogiste successoral ?+
Le généalogiste successoral exerce une profession libérale. Il est donc imposé dans la catégorie des Bénéfices Non Commerciaux (BNC), généralement sous le régime de la déclaration contrôlée (formulaire n°2035).
Les honoraires de résultat sont-ils obligatoirement soumis à la TVA ?+
Oui, l'intégralité de vos honoraires, y compris la part variable calculée proportionnellement sur l'actif successoral net, est soumise à la TVA au taux normal de 20 % lors de l'encaissement.
Quelles sont les principales charges déductibles pour une étude généalogique ?+
Les charges déductibles comprennent les frais de déplacement, les abonnements aux archives, les frais de sous-traitance (historiens), les frais postaux, ainsi que l'amortissement du matériel informatique et des locaux.
Faut-il obligatoirement créer une société pour exercer cette activité ?+
Non, l'exercice peut débuter en entreprise individuelle (EI). Toutefois, le passage en société (SELARL, SELAS) devient souvent pertinent pour optimiser la fiscalité et protéger le patrimoine lorsque l'activité se développe.
Comment gérer la comptabilité des dossiers s'étalant sur plusieurs années ?+
En BNC, la comptabilité est tenue selon le principe des encaissements et décaissements. Les charges sont déduites l'année de leur paiement effectif et les honoraires sont imposés l'année de leur encaissement réel.
Le recours à un expert-comptable est-il une obligation légale ?+
Le recours à un expert-comptable n'est pas une obligation légale stricte. Cependant, face à la complexité de la gestion de la TVA, de la trésorerie et des spécificités du régime BNC, son accompagnement est vivement recommandé.
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